A causa de la situació que el món viu els últims mesos a causa de l’estat d’emergència per coronavirus COVID-19, les organitzacions i administracions públiques s’han vist obligades a recórrer completament al teletreball. Davant la gravetat del context actual, és imprescindible que els ajuntaments puguin reunir-se per dur a terme les sessions plenàries i informar la ciutadania de les propostes, decisions i mesures que es prenen a la sala de plens en relació a la pandèmia i al municipi. Fins que va començar el confinament, l’equip de iOn Technology,  de ADTEL i eCityclic, de SEMIC, oferíem una solució personalitzada per a les administracions públiques en què la solució Àudio Vídeo Acta de eCityclic, integrada amb la tecnologia de gravació i retransmissió automàtica de iOn Technology, permetia gestionar la publicació i consulta de la documentació relacionada amb les sessions municipals i les actes en format àudio i/o vídeo. .

I ara…què?

A partir de la dificultat de reunir-se durant i després del confinament, l’equip de iOn i eCityclic han dissenyat una proposta per solucionar els obstacles que puguin existir a l’hora de celebrar sessions plenàries: Plens Telemàtics, la solució de videoconferència per plens municipals.

Requisits per celebrar Plens Telemàtics amb validesa legal

A dia d’avui, hi ha una gran varietat d’eines i solucions preparades per satisfer les necessitats de la feina en remot per a grups de persones. Les empreses poden reunir-se a distància mitjançant diferents aplicacions de videoconferència per dur a terme la seva activitat (reunions, presentacions, etc.), però no passa el mateix en el sector públic. Per als ajuntaments ubicats a Espanya, cal que es compleixin una sèrie de requisits tècnics i legals per celebrar les sessions plenàries a distància:

• Geolocalització en territori espanyol: Cal que el responsable públic accedeixi a la sessió plenària per videoconferència des d’una localització situada a Espanya. 
• Entorn privat i segur: Hi ha hagut casos de robatori de sessions i dades personals en diferents plataformes de videoconferència causa de l’absència d’un sistema segur antimalware. És indispensable que els càrrecs públics puguin celebrar la sessió en un entorn on no es vulneri la privacitat i la seguretat.
• Garantir la participació dels càrrecs públics de manera satisfactòria i de la ciutadania a través del streaming en directe de la videoconferència.

La nostra proposta

Solució de videoconferència per plens municipals amb les següents funcionalitats:

• Plataforma de videoconferència segura i accessible
• Acredita la identitat dels participants i la seva geolocalització dins del territori espanyol
• Garanteix l’enregistrament i l’emissió en directe de la sessió per videoconferència
• Ofereix les garanties legals per a la gestió i publicació de l’acta en format audiovisual.
• Vot Telemàtic electrònic on els regidors degudament acreditats prèviament voten de forma telemàtica, i el seu sentit de l’vot es computa digitalment per facilitar després l’elaboració de l’acta.

Des de iOn Technology, recomanem la utilització de LifeSize, un sistema de videoconferència amb les següents característiques:

• LifeSize és una plataforma que porta més d’una dècada en l’avantguarda de solucions de videoconferència.
• És una solució molt robusta i fiable, i molt compromesa amb temes de seguretat i protecció de dades.
• Desplegada en els CPDs d’Amazon Web Services (AWS), i per tant compleixen amb els nivells més estrictes de seguretat.
• Implementa el xifrat d’extrem a extrem per a qualsevol trucada punt a punt. Aquest xifrat sempre està habilitat i mai es pot desactivar.
• Compleix amb les regulacions nacionals i internacionals de privacitat de dades com el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR).
• No cal instal·lar cap aplicació. Pots accedir via el navegador per WebRTC.
• És un plataforma oberta i interoperable. Està dissenyat amb protocols estàndards, qualsevol equip d’una altra plataforma de videoconferència pot trucar per qualsevol port contractat.
• Disposa dels equips de sala més potents de mercat que ofereixen alta qualitat, facilitat d’ús i senzillesa amb la gestió.
• Ofereix un entorn privat, potent i personalitzable a el client, on es poden subscriure els usuaris. Aquest entorn facilita el control dels usuaris, la gestió de les reunions, de les trucades, etc. Fins i tot pot ser una eina col·laborativa.
• Aquest entorn té una consola d’administració, que permet administrar els usuaris, gestionar els enregistraments, consultar estadístiques, veure el detall de les reunions actives i històriques, etc. En aquest sentit, permet el control absolut de qui participa en la reunió i des d’on. Compleix per tant amb el decret que obliga tots els regidors connectar des de territori espanyol i que estiguin perfectament identificats.
• És possible gravar la sessió, independentment de la mida de l’arxiu, i la seva retransmissió en directe per Internet.
• Amb la nostra col·laboració, oferim servei d’assistència abans i durant la sessió plenària per assegurar que tot sortirà bé.

Demostración: Simulacro de Pleno Telemático

Cas d’èxit

L’AMB (Àrea Metropolitana de Barcelona) necessitava reunir-se amb tot el consell metropolità, format per més de 100 persones, per dur a terme una sessió plenària. Després d’intentar-ho amb diferents plataformes de videoconferència, li vam proposar utilitzar el sistema de videoconferència LifeSize.

Com vam reunir a 100 persones en una mateixa sessió plenària?

Mitjançant el sistema LifeSize i el suport i la tecnologia de iOn Technology, NRDmultimedia i eCityclic, l’AMB va poder reunir-se divendres 3/03/20 per organitzar, gravar i retransmetre la sessió en directe amb 100 membres de el Consell Metropolità des de casa amb equips personals (PC, tablets i mòbils). La sessió virtual presidida per l’alcaldessa de Barcelona, ​​Ada Colau, va acollir als 100 assistents que es connectaven a la plena amb la capacitat de visualitzar i comunicar els seus torns de paraula segons l’ordre que dictava la sessió. A l’acabar el ple, es va signar l’acta i va pujar al núvol amb el sistema d’àudio Vídeo Acta de eCityclic amb plena validesa legal. Tot i el poc marge de temps de preparació i el nombre de participants connectats a la vegada, la sessió va ser un èxit i els membres de l’AMB van felicitar en directe a l’equip d’informàtics, recolzats per l’equip de iOn, NRDmultimedia i eCityclic i la tecnologia de LifeSize.